領収書の裏書は必要？具体的な書き方は？メリットやデメリットを税理士が解説

本記事では、お取引先との会食や接待の際に発行される領収書の扱いについて解説いたします。

• 裏書は必ず必要なのか知りたい
• 税務調査に備えて裏書をしておくべきなのか知りたい
• 具体的な裏書の仕方を知りたい

という方に是非読んでいただきたい記事となっています。

以下、会食や接待にかかる費用を「接待交際費」と表記いたします。

領収書の裏書とは何か

裏書とは、取引に関する情報を領収書の裏面に記載することを意味します。

例えば、「〇月〇日に株式会社○○の△△さんと□□のお店に行き、◇◇について話した」
というように、接待の目的や相手を領収書の裏側にメモしておくことが「裏書」と言われるものです。

領収書の裏書は必ず必要なのか

毎月たくさんの領収書の処理をしなければならないので事務的な負担が心配…という方もいらっしゃると思いますが、裏書は必ずしも必要ではありません。

必要事項を記載したデータや書類を保管していれば証憑として認められます。

裏書をする場合　

領収書の裏面に直接必要事項を書き込むため、領収書そのものが証憑となります。

別途書類を作成・管理する手間が省ける点が特徴ですが、領収書一枚一枚に裏書をする事務的な負担が生じます。

裏書をしない場合は帳簿をつけて保存する

領収書には直接書き込みをせず、必要事項を帳簿（会計ソフトや交際費精算書など）に記載して保存する方法です。

この場合、領収書と帳簿の記録が正しく対応していることが求められますので、社内でルールを決めた後、正しく運用していく必要があります。

裏書の書き方と注意点

続いて、裏書に記載すべき必要事項と実際の記入例を解説していきたいと思います。

証憑にするために記載すべき必要事項は下記の6つです。

1. 飲食のあった年月日
2. 会食に参加した得意先、仕入先など相手の氏名又は名称と関係性
   例）「○○会社・□□部、△△◇◇（氏名）、卸売先」
   ※相手方が多数参加した場合は以下のような記載でも差し支えありません。
   例）「○○会社・□□部、△△◇◇（氏名）部長他１０名、卸売先」
3. 飲食費の金額
4. 飲食店の店名
5. 飲食店の所在地
6. その他飲食費であることを明らかにするために必要な事項

上記の１〜６のルールに従って裏書をする場合、領収書の裏面には以下のように記載します。

このように箇条書きや短い文章で構いませんので、客観的に状況がわかるように書き残しておくことが大切です。

裏書のメリット

裏書をしておく最大のメリットは、その支払いが「個人的な食事ではなく、事業に必要な経費であること」を客観的に説明できる点にあります。

接待交際費は、その性質上プライベートの食事や個人的な支出との区別がつきにくいため、税務調査において目を付けられやすい経費の一つとなっています。

仮に税務調査の際に、接待交際費としての支出が経費と認められなかった（否認された）場合、本来支払うべきであった税金に加えて、過少申告加算税や延滞税などの罰金的な性質を持つ税金を追徴されるリスクが生じます。

しかし、あらかじめ裏書をしておくことで、その支出が事業にあたって必要であったことを主張でき、否認されるリスクを抑えることができます。

裏書のデメリット

一方で、裏書には以下のようなデメリットもあります。

デメリット	内容
記入に手間がかかる	会食のたびに領収書の裏書をするのは非常に手間がかかる作業です
記入スペースが狭い	小さな用紙の場合、必要な情報を記入するスペースが足りないことがあります
後で読めなくなるリスク	ペンの種類によっては、時間がたつにつれて文字が読めなくなる恐れがあります

もしも裏書をする場合は、時間や記入スペースの問題や、後で振り返った時に必要な情報が引き出せることを考慮して書いていく必要があります。

おすすめの管理方法

これらのような裏書のデメリットを解消するために、データでの管理を取り入れるのもおすすめです。

保存書類の様式は厳密に定められていないため、必要事項さえ網羅されていれば自分が管理しやすい形式で保管することが可能です。

具体的な代替案としては、以下の方法が挙げられます。

• 会計ソフトの備考欄などに必要事項を直接入力する
• エクセル等で「接待交際費管理表」のようなフォーマットを作成し、一覧化して保存する

これらの方法を採用する場合、税務調査等で即座に提示できるよう領収書の原本と入力したデータが適切に紐付け（対応付け）されていることが重要です。

具体的には、税務調査官に「〇月〇日のこの会食に関する領収書はありますか？」と質問をされた時に、該当する領収書をすぐに提示できるように管理する必要があるということです。

まとめ

接待交際費の裏書について、解説いたしました。

適切な記録を残すことは、税務調査におけるリスクの軽減やスムーズな経理処理に繋がります。

自社で継続して円滑に経理処理ができる方法を検討してみてください。

最後までご精読いただきありがとうございます。