領収書の保管期間は何年？保管しなかったときペナルティはあるの？法人・個人事業主別に税理士が解説　

毎月の経理業務お疲れ様です。会社や個人事業の経理をやっていて、領収書の保管期間について悩むことはありませんか？

この記事では、以下の内容について分かりやすく解説します。

• 法人と個人事業主ごとの正確な保管期間

• 紙と電子データの領収書の適切な保管ルール

これを読めば、もう領収書の保管期間や整理で悩むことはなくなります！

領収書の保管の必要性について

まず、「領収書ってそもそも保管の必要があるの？保管することは義務なの？」と、疑問に思われる方も多いかと思います。

結論からいうと、個人事業主の場合は所得税法、法人の場合は法人税法で保管が義務づけられています。違反した場合は、違反そのものに対する直接的な罰金刑などはありませんが、税務調査の際に追徴課税や重加算税などのペナルティを受ける場合があります。

例えば、税務調査が入ったときに調査官に領収書の提示を求められた際に提示できなかった場合、もしくは税務調査官が納得する説明ができなかった場合は経費として認められない（否認されてしまう）可能性があります。

領収書の保管期間は？

それでは、法人と個人それぞれの領収書の保管期間について見ていきましょう。

法人の領収書の保管期間は？

法人の領収書の保管期間は下記の通りです。

	保管期間
原則	7年
例外（欠損金の繰越控除を適用する場合）	10年

法人の場合は原則として「7年間」保管しなければなりません（法人税法第126条、法人税法施行規則第５９条）。

また、欠損金の繰越控除を適用する場合は、「10年間」の保管が必要です（法人税法施行規則第59条第2項 ・法人税法施行規則第26条の3）。

会社法では「10年間」の保管が要求されていますが（会社法第432条 ）、税務調査を意識して、まずは７年の保管というものを頭に入れておきましょう。

参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

個人事業主の領収書の保管期間は？

個人事業主の領収書の保管期間は下記の通りです。

	保管期間
青色申告	7年
青色申告で下記※に該当する場合	5年
白色申告	5年

青色申告の場合は原則として「7年間」の保管義務があります（所得税法第148条等）。

ただし、前々年分の事業所得および山林所得の金額の合計額が300万円以下の方は、保管期間が「5年間」となります（所得税法施行規則 第63条 第3項）。

一方で、白色申告の場合は領収書の保管期間は一律で「5年間」となります。（※法定帳簿は7年ですが、領収書は5年です） （所得税法施行規則 第102条 第4項 ）。

参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/index.htm

注意しなければならないのが「保管期間の数え方（起算日）」です。領収書の発行日から数えるわけではありません。

実際に提出した日ではなく、本来の申告期限の翌日（個人なら原則3月16日）から数えます。うっかり遅れて提出した場合でも、この起算日は変わりません 

領収書の適切な保管方法は？

では領収書はどのように保管するのが適切なのでしょうか？

紙の領収書の場合と電子データの場合で扱いが違う点に注意が必要になります。

紙の領収書の場合

紙の領収書の場合は、月別、もしくは四半期別に分けてフォルダーに保管すると、後から参照しやすいです。

また、ノートに糊付けをして資料を整理されている方もいると思いますが、

• 保管期間中にかさばる
• 経理処理がしづらい
• AIを活用してデータを整理する際にスキャンしづらい

などの理由から、領収書は期間別にそのままクリアフォルダーに入れるなどして保管することをおすすめします。

電子データの領収書の場合

領収書が電子データの場合は、原則として印刷して紙媒体で保管することはできません。

「電子帳簿保存法 」という法律で別途保存に関するルールが定められていますので、詳しくは以下の記事をご参照ください。

参照：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm

まとめ

今回は、領収書の保管期間とその方法について解説しました。

総括すると、税務調査を見据えた整理が大切であることがお分かりいただけたかと思います。

記帳業務だけでも大変かとは思いますが、日々コツコツと整理して保管することが大切です。何かを継続するということは難しいことではありますが、頑張っていきましょう。